Controle, Interação, Informação e Agilidade na
Gestão dos Requerimentos de sua IE
O novo módulo de Gestão de
Requerimentos do SEI é resultado de um conjunto de ideias e sugestões de nossos
atuais e futuros clientes.
Este módulo já disponível na versão 4.4.6 traz
inovações que garantem melhorias sensíveis que resultam em:
- Um melhor controle e acompanhamento dos
requerimentos em execução, atrasados ou estacionados em um determinado
departamento por meio de um Painel Gestor e um Mapa de Monitoramento.
- Automatização do processo de
notificação do requerente (aluno) e dos envolvidos na execução do requerimento.
Isto por meio de diversas mensagens automáticas (que são enviadas via E-mail,
Comunicados Internos e em breve também via SMS). Por exemplo, sempre que for
iniciada a execução do requerimento ou o mesmo for finalizado o aluno recebe
uma notificação automática.
- Maior agilidade na execução de
cada requerimento uma vez que o SEI agora reconhece o Tipo do Requerimento e
direciona de forma automática o colaborador que estiver executando o
requerimento para a funcionalidade correspondente. Por exemplo, se o
requerimento for de um Histórico Escolar então o SEI já direciona o colaborador
da IE diretamente da tela de requerimento para a tela de emissão do Histórico
Escolar, com todos os dados para emissão preenchidos (como unidade, matrícula
do aluno, turma, etc). Com isto o colaborador consegue concluir um requerimento
mais rapidamente.
- Melhor acurácia na execução de
cada requerimento. Pois agora é possível associar um questionário com perguntas
de diferentes tipos (múltipla escolha, única escolha, textual) para que o aluno
responda no momento de abrir o requerimento. Com isto é possível obrigar o
aluno a fornecer todos os detalhes e informações para que o requerimento seja
executado de forma mais rápida e sem a necessidade de várias interações para
obter dados necessários para a finalização do requerimento.
Abaixo é possível visualizar o
Painel de Acompanhamento dos Requerimentos que todo funcionário com permissão
visualiza ao acessar o módulo acadêmico do SEI. Com o mesmo é possível aos
responsáveis e gestores da área acompanhar diariamente e on-line todos os
requerimentos da IE – quais estão em execução, atrasados, aguardando pagamento
e assim por diante.
No cadastro do Tipo de
Requerimento a IE pode relacionar todos os departamentos envolvidos na execução
do mesmo. Desta maneira o SEI irá gerenciar automaticamente o trâmite entre os
esses departamentos. Adicionalmente a IE pode configurar a política que o SEI
deverá utilizar para distribuir os requerimentos entre os colaboradores do
departamento. Podendo optar por sempre distribuir de forma igualitária (um para
cada colaborador) ou distribuir para quem estiver com menos requerimentos em
seu nome.
