Agora Estamos em São Paulo – Conheça Nosso Novo Escritório

Agora Estamos em São Paulo - Nosso Novo Endereço

A Otimize e o SEI agora também estão presentes em São Paulo. Este novo escritório inaugurado em São Paulo no último dia 07 de março tem por objetivo gerar uma maior proximidade com o mercado educacional da região Sudeste, o maior do Brasil.

“Já estamos com muitos negócios em andamento em São Paulo e este escritório irá nos ajudar à acelerar e ampliar nosso ritmo de crescimento neste mercado. Principalmente, no que se refere ao EAD, onde o interesse pelo SEI Ensinar (módulo de EAD do SEI) está muito forte“ – afirmou o CEO da Otimize, Edigar Antônio Diniz Júnior.

O escritório em São Paulo fica situado nos Jardins, na Avenida das Nações Unidades, 8501, 17º Andar, Pinheiros.

Contatos podem ser feitos pelo telefone: (011) 3434-6730. 

Ligue e agende uma apresentação do SEI e do SEI Ensinar.

Biblioteca do SEI agora dá suporte ao MARC 21

Na versão 5.0.3 do SEI já está disponível o recurso MARC 21 para o módulo de Biblioteca.

Este recurso é muito importante para todos os bibliotecários, pois permitirá aos mesmos importar os dados de registros bibliográficos e catalográficos da Biblioteca Nacional ou de qualquer outra biblioteca que siga este padrão.

Ou seja, sempre que uma nova obra for adquirida pela Instituição, ao invés da mesma ser cadastrada e classificada desde do início, pode-se importar seu cadastrado e sua classificação prontinhas da biblioteca nacional.

Isto garante agilidade, qualidade e organização dos registros da biblioteca. Pois, para se cadastrar um catalogo utilizando o MARC 21 do SEI, leva-se poucos segundos.

Solicite uma visita de um de nossos representantes e conheça um mundo de oportunidades para sua Instituição com o software SEI.

2015 com muitas novidades no SEI- Boletim 01/2015

 2015 com muitas novidades no SEI

Este será um ano de muitas novidades no SEI. A primeira novidade, já liberada em Janeiro, foi o painel de monitoramento e acompanhamento dos alunos que estão estudando uma disciplina On-line (EAD)

Neste painel gestor é possível ao tutor, coordenador e gestores visualizarem a evolução acadêmica de todos os alunos, por meio de indicadores como: gráfico de acesso ao AVA – Ambiente Virtual de Aprendizado, gráfico da evolução dos estudos, situação do aluno com relação à avaliação on-line, tarefa dissertativa, notas e situação final da disciplina. 

Com mais este recurso o EAD do SEI se consolida ainda mais como uma das melhores ferramentas para a oferta e gestão de disciplinas On-line. 

Clique aqui e acesse material PDF que descreve todos os recursos do EAD do SEI

Solicite uma visita de um de nossos representantes e conheça um mundo de oportunidades para sua Instituição com o software SEI.

Solicite uma visita de um de nossos representantes e conheça um mundo de oportunidades para sua Instituição com o software SEI.

  

Novidades da Versão 5.0.3

 Liberado Novo Módulo de Avaliação On-line.

A partir da versão 5.0.3 será possível utilizar o módulo de avaliações On-line do EAD no SEI.

 

Este novo módulo traz várias inovações e facilidades que permitem à instituição avaliar seu aluno de forma automática, sem nenhuma intervenção de professores ou gestores. 

 Entre as características do módulo de avaliação On-line no SEI estão:

 
Geração Automática da Avaliação a partir de um Banco de Questões:

O SEI gera para cada aluno (e para cada vez que o aluno for realizar uma nova prova) uma nova avaliação, única e dinâmica. 

 Liberação Automática da Avaliação On-line para o Aluno:

Com rotinas inteligentes de monitoramento do estudo On-line do aluno, o SEI libera automaticamente à avaliação On-line de cada disciplina do curso sem a intervenção de nenhuma pessoa.

  

Controle de Tempo para Realização da Avaliação On-line:

Para garantir a segurança e a confiabilidade durante a realização da Avaliação On-line, o SEI possui rotinas de controle do tempo e da sessão do usuário.

Acompanhamento e Monitoramento das Avaliações On-line:

É possível aos gestores da Instituição e aos professores da disciplina acompanhar todas as avaliações realizadas. Podendo verificar cada avaliação (acertos e erros) e quais alunos obtiveram êxito ou estão pendentes na mesma. 

 

 

 

Pós- Graduação

Um marco regulatório para a pós-graduação.

MEC prepara uma regulação específica para os cursos de especialização (lato sensu), visando estabelecer critérios de qualidade satisfatórios aos padrões brasileiros.

   

           O marco regulatório da pós-graduação irá estabelecer algumas exigências para abertura de cursos na modalidade lato sensu. A expectativa é que o marco passe a valer no ano que vem.     

                

     Entre as mudanças está a exigência mínima de conceito 4 nas avaliações da pasta. Hoje, o conceito mínimo exigido é 3.

       

          Já a modalidade stricto sensu ganhou recentemente a possibilidade de financiamento com a abertura do Fies para a pós-graduação, que poderá chegar a 31,6 mil estudantes no mais de 600 programas ofertados por cerca de 170 instituições privadas. O processo de adesão está aberto primeiro para as instituições e posteriormente estará disponível para os estudantes. Para ofertar o financiamento a instituição deve ter avaliação positiva do MEC.

Fonte: Revista Ensino Superior, Ano 16, nº 190, Agosto de 2014

 Esta é mais uma das vantagens competitivas para os nossos clientes, pois o sistema SEI auxilia a instituição em todas as rotinas e processos, possibilitando uma melhor gestão e adequação as exigências do MEC em todos os níveis e modalidades educacionais. 

(PNE)

Plano Nacional de Educação (PNE)

Impactos da sua aprovação para o ensino superior. 

         O novo Plano Nacional de Educação (PNE), inicialmente proposto para o período 2011-2020, entrou em vigor em junho com vigência de dez anos, ou seja, é valido até 2024. Depois de muitas discussões no Congresso, a lei aprovada costura interesses do governo com instituições públicas e privadas e apresenta 20 metas, que são desdobradas em estratégias de atuação em cada área.

          Entre os destaques do PNE está a destinação de no mínimo 10% do Produto Interno Bruto (PIB) do país para a educação no prazo de uma década. Para isso, até 2019 o Brasil deverá estar investindo 7% de seu PIB em educação, para que o crescimento seja gradual. Segundo diferentes fontes, esse volume hoje varia entre 5,3% e 6,4%. Conforme o texto final do plano, estão incluídos na meta de 10% os programas de financiamento estudantil, incentivo fiscal e bolsa de estudos, garantindo ações como programa de Financiamento Estudantil (Fies), Programa Universidade para Todos (ProUni), e Ciência sem Fronteiras.

    

Fonte: Revista Ensino Superior, Ano 16, nº189, Julho de 2014 

Essa novidade poderá ser amplamente explorada e gerida pelos usuários do SEI, pois o Módulo Financeiro foi projetado para tratar todas as informações no tocante a esses convênios.   

Gestão de TCC – ERP SEI

Novo Módulo para Gestão de TCC – SEI
Gestão completa dos Trabalhos de Conclusão de Curso – EAD e Presencial

O TCC é uma atividade acadêmica que demanda grande esforço e investimento por parte do aluno e da Instituição de Ensino.

Para o aluno trata-se de um momento determinante para à sua formação e conclusão de seu curso. Por isto o TCC geralmente gera grande estresse para alunos, orientadores e coordenadores.  

Para a instituição o desafio também é grande pois é necessário gerenciar aspectos como:

a) Qualidade dos trabalhos acadêmicos  b) Definição de orientadores  c) Processos e prazos para cada etapa da TCC d)  Acompanhamento do cumprimento dos prazos por parte de alunos e orientadores  d) Gestão dos artefatos (arquivos e afins) entregues  e) Entrega dos artefatos finais para a defesa  f) Gestão da banca de avaliação, atas e afins.

Acesse o nosso NEWS e conheça todos os recursos deste novo módulo do SEI - Módulo de TCC (PDF).

Novo Módulo para Gestão de Requerimentos – SEI

Controle, Interação, Informação e Agilidade na Gestão dos Requerimentos de sua IE

O novo módulo de Gestão de Requerimentos do SEI é resultado de um conjunto de ideias e sugestões de nossos atuais e futuros clientes.

Este módulo já disponível na versão 4.4.6 traz inovações que garantem melhorias sensíveis que resultam em:

• Um melhor controle e acompanhamento dos requerimentos em execução, atrasados ou estacionados em um determinado departamento por meio de um Painel Gestor e um Mapa de Monitoramento.
• Automatização do processo de notificação do requerente (aluno) e dos envolvidos na execução do requerimento. Isto por meio de diversas mensagens automáticas (que são enviadas via E-mail, Comunicados Internos e em breve também via SMS). Por exemplo, sempre que for iniciada a execução do requerimento ou o mesmo for finalizado o aluno recebe uma notificação automática.
• Maior agilidade na execução de cada requerimento uma vez que o SEI agora reconhece o Tipo do Requerimento e direciona de forma automática o colaborador que estiver executando o requerimento para a funcionalidade correspondente. Por exemplo,  se o requerimento for de um Histórico Escolar então o SEI já direciona o colaborador da IE diretamente da tela de requerimento para a tela de emissão do Histórico Escolar, com todos os dados para emissão preenchidos (como unidade, matrícula do aluno, turma, etc). Com isto o colaborador consegue concluir um requerimento mais rapidamente.
• Melhor acurácia na execução de cada requerimento. Pois agora é possível associar um questionário com perguntas de diferentes tipos (múltipla escolha, única escolha, textual) para que o aluno responda no momento de abrir o requerimento. Com isto é possível obrigar o aluno a fornecer todos os detalhes e informações para que o requerimento seja executado de forma mais rápida e sem a necessidade de várias interações para obter dados necessários para a finalização do requerimento. 

Abaixo é possível visualizar o Painel de Acompanhamento dos Requerimentos que todo funcionário com permissão visualiza ao acessar o módulo acadêmico do SEI. Com o mesmo é possível aos responsáveis e gestores da área acompanhar diariamente e on-line todos os requerimentos da IE – quais estão em execução, atrasados, aguardando pagamento e assim por diante.

No cadastro do Tipo de Requerimento a IE pode relacionar todos os departamentos envolvidos na execução do mesmo. Desta maneira o SEI irá gerenciar automaticamente o trâmite entre os esses departamentos. Adicionalmente a IE pode configurar a política que o SEI deverá utilizar para distribuir os requerimentos entre os colaboradores do departamento. Podendo optar por sempre distribuir de forma igualitária (um para cada colaborador) ou distribuir para quem estiver com menos requerimentos em seu nome. 

Continue lendo sobre todos os recursos deste módulo no link Módulo de Requerimentos (PDF).

CRM – Liberados novos recursos para gestão de Prospects

CRM – Liberados novos recursos para gestão de Prospects
Novos recursos permitem uma gestão detalhada da base de dados de Prospects (possíveis alunos) garantindo mais eficiência e uma melhor taxa de captação de novos alunos 
O CRM já se consolidou como um dos principais módulos do SEI. Nossos clientes estão utilizando o mesmo para profissionalizar seu departamento comercial e de cobrança (Mais informações sobre o CRM do SEI podem ser obtidas em http://www.sei.inf.br/modulos/crm.php).

Este uso intensivo gerou um forte crescimento da base de dados de Prospects (pessoas que podem vir a ser alunos – clientes – das IE´s). O que por conseguinte também elevou a demanda por informações gerenciais (BI - business intelligence) que facilitem a gestão destes prospects.

"Não basta ter uma base de dados sólida e crescente é preciso gerenciar esta base por meio de indicadores como:

• Como está a distribuição destes prospects através das unidades da IE´s;
• Quais consultores (colaboradores responsáveis por contatar os prospects) estão com mais ou menos prospects;
• Que consultores estão trabalhando os prospects de um determinado curso da IE;
• Que cursos a conversão de contatos em matrículas são eficientes e porque;
• Que cursos a conversão de contatos em matrículas não estão satisfatórias e porque;
• Qual a taxa média de contatos realizados em cada unidade e por cada consultor;
• Como está a evolução do número de contatos realizados – estamos contatando mais pessoas ou menos;
• Que consultores envolver em uma campanha de captação de alunos para um curso específico;
• Quantas pré inscrições foram realizadas pelo portal da IE e qual a taxa de conversão das mesmas em matrículas;
•  Quais os principais motivos de insucesso mapeados durante cada tipo de abordagem." - destacou o CEO da Otimize-TI – Edigar Antônio Diniz Júnior.

Estas são algumas das perguntas, que podem ser facilmente esclarecidas por diretores e gestores da IE, quando acessam o painel gestor do SEI (SEI Decidir) – Monitoramento do CRM.

 Print Painel Gestor – Monitoramento dos Prospects por Unidade

No painel acima, por exemplo, é possível visualizar o número de prospects por unidade, o número de prospects com agenda (portanto serão contatados por um consultor), número de prospects sob responsabilidade de algum consultor, evolução dos últimos cinco meses do número de contatos realizados e a taxa de conversão em matrículas. Todos estes dados podem ser investigados, pois ao clicar sobre os mesmos é possível visualizar em detalhes os mesmos.

Monitoramento das Pré inscrições – Realizadas pelo Portal da IE

Acima também pode-se observar o painel de Monitoramento das Pré Inscrições realizadas no site da IE. Com o mesmo é possível visualizar a evolução das pré inscrições, ao longo dos meses, de cada unidade e curso. Podendo compreender a efetividade de determinadas campanhas de marketing e avaliar a capacidade de cada unidade/consultor em converter uma pré inscrição em uma matrícula.
 

Todas estas informações geram segurança para que gestores otimizem seus processos, orientem seus consultores e consigam elevar a taxa de matrículas de sua IE.

Banco de Currículos do SEI - Leve oportunidades para seus alunos

Com o Banco de Currículos do SEI a IE pode levar ao seu aluno oportunidades únicas de emprego

Esta é uma importante ferramenta incorporada ao ERP SEI que garante a IE a capacidade de criar um canal exclusivo de integração entre empresas e alunos de sua comunidade.

O Banco de Currículos está fortemente alinhado a um importante princípio de toda IE que é garantir a empregabilidade e o sucesso profissional de seus alunos.  

Com este recurso todos os envolvidos possuem um canal exclusivo com diversos serviços e funcionalidades.

As empresas, por exemplo, podem por meio de seu portal:

• Anunciar oportunidades de vagas e estágio
• Buscar por candidatos com perfis interessantes para determinadas vagas 
• Monitorar todas a vagas e visualizar os currículos de todos os interessados
• Interagir com candidatos e formalizar a contratação via ferramenta

Todas as empresas registradas, bem como vagas e candidatos podem ser monitoradas pela IE, por meio de relatório e de um painel de gestão, conforme podem ser observado abaixo.

 Visão administrativa da IE para o banco de currículos

Os alunos por sua vez conseguem da “Visão do Aluno” atualizar seu currículo, visualizar oportunidades de vagas, se candidatar a determinar vagas, interagir com as empresas. Todos estes recursos dentro da mesma visão onde ele acompanha notas, frequência, financeiro e comunicados. 

Desta maneira, o processo de visualizar uma oportunidade se torna algo cotidiano para o aluno que sempre está acessando sua área para cumprir suas atividades acadêmicas. Abaixo segue print da visão do aluno com oportunidades de vagas anunciadas.
 

 Visão do aluno com vagas disponível e percentual de preenchimento de seu currículo

 Visão da empresa – anuncio de vagas e busca de candidatos

Feliza Natal e um 2013 Repleto de Alegrias

Clique no link abaixo e assista ao nosso vídeo de final de ano

Liberada Nova Visão para os Pais - SEI

Novo visual e novos recursos irão garantir facilidade para Pais e Responsáveis e Economia para Instituição

Nova Visão dos Pais incorpora novo padrão visual do SEI e ganha diversos recursos novos para garantir maior facilidade de uso e agilidade.

Neste novo módulo do SEI, pais e responsáveis podem facilmente acessar informações de diferentes filhos e matrículas, em um mesmo ambiente, bastando selecionar o nome do mesmo na parte superior da tela. Podendo fazer isto de qualquer computador, smart phone ou tablet.

Outro fator importantíssimo deste novo módulo é a capacidade do SEI em unificar diferentes títulos de conta a receber em um único boleto. Assim pais, responsáveis e alunos podem emitir um único boleto para pagar diferentes títulos (mensalidades, taxas de biblioteca, requerimentos e outros).

“Atualmente a tarifa paga por boleto processado no sistema bancário pode variar de R$ 1,10 a R$ 2,20, o que gera um custo mensal alto para instituição. Com este recurso, este custo mensal pode sofrer uma sensível redução” – afirmou o Executivo de Negócios da Otimize-TI, Walter Wind.


Abaixo é possível visualizar o novo visual e alguns dos principais recursos disponíveis nesta visão, a citar:

• Acompanhamento de notas e frequência (com possibilidade de monitorar a presença dia a dia)
• Visualização da situação financeira e emissão de boletos para pagamento
• Acompanhar cronograma de aulas
• Visualizar notícias e fazer download de materiais e manuais relacionados
• Requerer documentos e declarações
• Emitir contratos e outras dezenas de serviços.

 

SEI – Novo Visual e Nova Campanha de Marketing para 2013

Novo design criado pela wLib estará presenta na versão 4.0 prevista para este mês, assim como nossa nova campanha de Marketing

News Outubro – 2012

Outubro começa com muitas novidades para o software SEI. Primeiro já estamos em fase final de homologação, a versão 4.0, que traz como principal novidade o novo design criado pela agência wLib. A wLib é uma empresa renomada e com experiência em criação de design de aplicações e sites utilizados em todo o Brasil. 

“Todos que já tiveram contato com novo padrão visual do SEI ficaram encantados”, afirmou Lucas de Assis Vieira, Gerente de Produto – SEI. Clique nos links abaixo para acessar algumas telas do novo SEI.

  

 

Também neste mês, estamos lançando nossa campanha de marketing para o final para 2013. Com o tema “SEI – Explore Todo o Poder da Tecnologia” campanha conta com vídeo que procura destacar todos os pontos fortes do software, além de novo material de marketing digital e impresso. Assista novo vídeo clicando na link abaixo.

Otimize-TI comemora 10 anos de história com nova Logomarca

Proximidade com seu 10º aniversário faz empresa relembrar sua trajetória e lançar nova logomarca

Para uma empresa alcançar uma década de história é necessário muita dedicação e compromisso com seus clientes e colaboradores. Com a Otimize-TI a história não fugiu a este roteiro, mas foi incrementada com ações inovadoras e com forte crescimento que desenha um futuro muito mais promissor.

Empresa fundada por dois sócios e um único colaborador, atualmente conta com dezenas de profissionais, atuando como Gerentes de Projetos, Analistas, Programadores e prestando serviços tecnológicos para dezenas clientes, espalhados por praticamente todo o território nacional.

Atualmente a empresa possui projetos desenvolvidos para área pública, industrial, comercial, bancária e educacional.

“Praticamente todos os clientes do início de nossa trajetória estão conosco até hoje. A questão da parceria e apoio ao nosso cliente é vital para nós. Tanto que atualmente todos os nossos atendimentos são avaliados por nossos clientes e temos um índice de satisfação superior a 95% - afirmou um dos fundadores – CEO – Edigar Antônio Diniz Júnior”. 

O outro sócio fundador da Otimize-TI, Thyago Jayme Diniz destacou os seguintes momentos chaves na construção desta histórica de sucesso e crescimento:

• Em 2000 – Empresa foi criada, mas sem atuação comercial. O objetivo era iniciar o desenvolvimento do SEI (ERP Educacional), software proprietário da Otimize-TI e amadurecer ferramenta de geração de código denominada OtimizeCode. 
• 2002 – Empresa fechou seu primeiro contrato como fábrica de software. Adicionalmente foi lançada oficialmente a primeira versão da ferramenta OtimizeCode.
• 2004 – Foi lançada primeira versão do software SEI para o mercado educacional. Já fechando seus primeiros dois contratos. Adicionalmente, a fábrica de software também fechou seu primeiro contrato de grande porte, para desenvolver um ERP para VPM – Blindex – Vidros Planos. Indústria que utiliza nossa solução até hoje em toda região central do Brasil e sudeste.
• 2007 – Iniciamos e implantamos a primeira versão da ferramenta de gestão e qualidade de nossos serviços, denominada OtimizeProject. Ferramenta que garante a gestão completa de todos os nossos softwares, contemplando controle de ordens de serviço, documentação, riscos e atualizações.
• 2009 – Empresa já contava com dezenas de contratos na fábrica e no software SEI. E ganhou um prêmio nacional de inovação em concurso promovido pela Dell Computadores. 
• 2011 – Otimize-TI lança nova versão da ferramenta OtimizeProject, passando a gerenciar todos os chamados com os clientes, com monitoramento on-line e follow-up de todos os atendimentos. Todos os clientes da empresa passaram a avaliar o atendimento da empresa, gerando um índice de satisfação superior a 90%. Também é lançada versão 3.0 da OtimizeCode, garantindo a Otimize-TI uma produtividade muito superior quando comparada a outras fábricas de software.
• 2012 – Empresa se consolida nacionalmente ao vencer licitação da maior hidrelétrica do mundo – Itaipu Binacional, passando a desenvolver aplicações Java EE para a sede administrativa em Curitiba-PR e para os departamentos localizados em Foz de Iguaçu-PR. São fechados dois contratos do software ERP SEI com grupos educacionais de grande porte, com 7 e 21 unidades respectivamente. 

Com intuito de comemorar todas estas conquistas e se preparar para uma próxima década extremamente promissora, a Otimize-TI pela primeira vez reformulou sua logomarca inicial. “O novo projeto visual da empresa, buscou uma logomarca mais clean e moderna – alinhada com uma tendência de estilo utilizada por grandes empresa em todo o mundo”.

Compreendendo o ROI (Return of Investiment) de um ERP como SEI

ROI deve ser um dos principais aspectos a serem considerados no momento de adquirir um software de gestão

 News Agosto-2012 – Nr. 6

É notável em grande parte dos processos de negociação de um ERP Educacional, que diretores e gestores se questionem sobre o retorno prático e financeiro que a aquisição de um determinado software irá trazer. Esta dúvida, basicamente reflete o seguinte questionamento: “Este software realmente vale o investimento financeiro e o esforço administrativo necessário para colocá-lo em produção?”.

De fato esta não é uma questão de fácil resposta, contudo, quando se observa os valores de software como um Totvs, Blackboard ou Banner pode-se observar como estes investimentos podem ser altos e ainda assim serem positivos para as Instituições. 

Para se determinar o ROI real de um software educacional é preciso observar itens como: melhoria em processos, redução de custos, otimização de procedimentos e controles, redução de riscos, elevação da eficiência no atendimento, eliminação de travas administrativas. Além disto ainda é válido considerar os aspectos positivos intangíveis como a satisfação de alunos e professores, que refletem diretamente nos resultados de cada processo seletivo.

Para o ERP Educacional SEI esta discussão é especialmente importante e positiva.  

Isto por que o SEI utiliza um conjunto de princípios, metodologias e ferramentas que garantem um ROI muito interessante para instituições. Este ROI extremamente positivo foi alcançado em decorrência de três fatores chaves:

1. Experiências dos diretores da Otimize-TI no âmbito educacional e com outros ERP´s educacionais.
2. Experiência de mais de 10 anos da Otimize-TI, como fábrica de software, na construção de softwares de vanguarda para áreas como industrial e bancária, o que possibilitou trazer experiências e metodologias para gestão e otimização de processos, que geram sensíveis reduções nos custos operacionais.
3. Constante investimento em inovação, sempre buscando o deslocamento das principais atividades acadêmica e administrativas para a base da pirâmide educacional.

Para tornarmos mais claro como o ROI relativo ao SEI é interessante e muito superior aos nossos concorrentes, vamos apresentar alguns números, considerando uma instituição fictícia de 3000 alunos. Obviamente, que estes números podem ser proporcionalmente imaginados para instituições maiores e menores do que esta. Adicionalmente, estamos considerando dados estatísticos médios de atuais clientes do SEI.

Adicionalmente, vamos selecionar um conjunto de três processos para demonstrar os resultados efetivos do investimento no SEI. Estes três processos selecionados são: a) Avaliação Institucional; b) Gestão de requerimentos acadêmicos e financeiros; c) Gestão de despesas.

a. Avaliação Institucional – este é um exemplo de processo obrigatório para todas as IES e que via de regra gera um custo e esforço operacional considerável. Considerando nossa instituição exemplo, podemos estimar os seguintes aspectos e custos:

• Considerando que cada aluno esteja cursando cinco disciplinas, temos que a IES exemplo terá que disponibilizar (3000 x 5) 15.000 formulários para que os alunos avaliem cada disciplina x professor.
• Todos os questionários terão que ser digitados, considerando as seguintes variáveis: de qual disciplina é o questionário? de qual professor? de qual unidade? para qual curso?
• Relatórios com diferentes objetivos terão que ser manualmente preparados, a citar: Resultado da Avaliação para Instituição; Resultado da Avaliação por Unidade da Instituição; Resultado da Avaliação para cada Curso; Resultado da Avaliação de cada Professor.

Um de nossos clientes, por meio de sua Comissão de Avaliação Institucional, nos informou que na sua última avaliação sem o SEI, o custo estimado para execução da mesma foi de aproximadamente R$ 30.000,00 (trinta mil reais). Isto considerando uma equipe de 3 pessoas (executando atividades operacionais), dedicadas por 2,5 (dois e meio) meses, somado a custos com impressão de formulários, formatação e preparação de relatórios e envio dos mesmos aos devidos destinatários.

Trazendo para nossa IES Exemplo, que possui metade dos alunos deste exemplo em questão teríamos um custo com cada avaliação de R$ 15.000,00.

Com o SEI o tempo para preparação, execução e finalização de uma avaliação caiu de 2,5 meses, para 03 semanas. Adicionalmente, a quantidade de pessoas envolvidas na avaliação caiu de três para uma (envolvida no aspecto operacional). Toda a avaliação é respondida de forma on-line por alunos e professores. Todos os relatórios são gerados e enviados automaticamente para cada responsável, seja ele diretor, coordenador de curso, professor.

Na prática, o custo para realização de uma avaliação no SEI, não ultrapassa R$ 5.000,00. Uma economia de R$ 10.000,00  por avaliação.

b. Gestão de Requerimentos Acadêmicos e Financeiros – considerando dados estatísticos médios de nossos clientes, podemos estimar que uma instituição de 3000, precisa responder em média a 500 requerimentos relativos a aspectos financeiros e acadêmicos por mês. Com automatização deste processo, como: 

• Conduzir os alunos a realizarem o requerimento (cadastro) e pagamento do mesmo por meio de sua visão;
• Geração automática de 70% das declarações requeridas pelos alunos (no SEI é possível criar e parametrizar as declarações); 
• Resolução de itens administrativos requeridos por meio da própria visão do aluno, como por exemplo, renegociação de dívidas, dentro de padrões pré configurados;

    É possível  reduzir o quadro de colaboradores no setor acadêmico e financeiro. Para nossa instituição exemplo e considerando outros clientes, poderíamos reduzir dois colaboradores nestes setores. O que implicaria em uma redução anual de aproximadamente R$ 43.200,00, considerando salários de R$ 1.280,00 por colaborador, somados impostos e custos relacionados.

c. Gestão de Despesas – No SEI a gestão de custos é totalmente baseada em centro de despesa. Com isto, é possível mapear o que cada colaborador e cada departamento de cada unidade está gastando. Esta visão do consumo e das despesas é transversal a todas as unidades da instituição.

Desta maneira, é possível mapear disparidades de gastos e fortes variações, comparando colaboradores com a mesma função, de diferentes cursos e unidades. 

Adicionalmente, é possível pelo mapa de autorização de requisições (de compras e gastos) realizar a  autorização parcial, forçando pessoas e departamentos a economizarem. Ou seja, quando alguém requerer 10 unidades de um item, adota-se a política de somente autorizar 8 unidades.

Estas práticas associadas a um monitoramento efetivo das despesas (Quem gastou? Por que gastou? Comparativamente gastou bem?) tem a garantido aos nossos clientes uma economia nos custos operacionais de pelo menos 3,5%. Para uma instituição de 3.000 alunos cujo curso operacional mensal pode facilmente atingir aproximadamente R$ 500.000,00, temos um economia mensal de R$ 15.000,00. O que no ano alcançaria uma economia real R$ 180.000,00.  

Ainda podemos citar, além dos três contextos supracitados, as seguintes ferramentas do SEI que podem contribuir fortemente para um ROI extremamente positivo:

• SEI Comunicar – ferramenta de comunicação que permite que a instituição divulgue novos cursos, produtos, avisos para toda sua comunidade acadêmica, dentro de poucos segundos. Atingindo seu público alvo, por meio da visão do mesmo no SEI (seja a Visão do Aluno, do Professor ou do Colaborador), por meio do e-mail ou por SMS. Isto implica em uma comunicação mais efetiva, direta e segura e forte economia com cartazes, banners e outros elementos que atualmente são pouco efetivos. Há clientes do SEI que geram um transito de mais de 20.000 mensagens internas ao SEI por mês.
• Módulo de CRM – que permitir elevar sua capacidade de captação e efetividade do departamento de cobrança. Por meio de processos controlados e scripts que orientam sobre cada situação possível durante a abordagem.
• Plano Orçamentário – que permite ao gestor definir limites claros para diretores, gestores e colaboradores de cada unidade. Mantendo assim, todas as despesas dentro de limites previamente planejados.
• Renovação On-line – que reduz fortemente o esforço administrativo da instituição durante o processo de matrícula, haja vista, que praticamente todo o processo é conduzido pelo aluno de sua casa.

Obviamente que todos os itens supracitados dependem de um uso efetivo do SEI e da adoção de boas práticas administrativas. Mas refletem como uma instituição pode obter resultados financeiros excelentes, ou seja, um ROI extremamente favorável, com o prazo de retorno que dificilmente ultrapassa um ano.