Compreendendo o ROI (Return of Investiment) de um ERP como SEI

ROI deve ser um dos principais aspectos a serem considerados no momento de adquirir um software de gestão

 News Agosto-2012 – Nr. 6

É notável em grande parte dos processos de negociação de um ERP Educacional, que diretores e gestores se questionem sobre o retorno prático e financeiro que a aquisição de um determinado software irá trazer. Esta dúvida, basicamente reflete o seguinte questionamento: “Este software realmente vale o investimento financeiro e o esforço administrativo necessário para colocá-lo em produção?”.

De fato esta não é uma questão de fácil resposta, contudo, quando se observa os valores de software como um Totvs, Blackboard ou Banner pode-se observar como estes investimentos podem ser altos e ainda assim serem positivos para as Instituições. 

Para se determinar o ROI real de um software educacional é preciso observar itens como: melhoria em processos, redução de custos, otimização de procedimentos e controles, redução de riscos, elevação da eficiência no atendimento, eliminação de travas administrativas. Além disto ainda é válido considerar os aspectos positivos intangíveis como a satisfação de alunos e professores, que refletem diretamente nos resultados de cada processo seletivo.

Para o ERP Educacional SEI esta discussão é especialmente importante e positiva.  

Isto por que o SEI utiliza um conjunto de princípios, metodologias e ferramentas que garantem um ROI muito interessante para instituições. Este ROI extremamente positivo foi alcançado em decorrência de três fatores chaves:

1. Experiências dos diretores da Otimize-TI no âmbito educacional e com outros ERP´s educacionais.
2. Experiência de mais de 10 anos da Otimize-TI, como fábrica de software, na construção de softwares de vanguarda para áreas como industrial e bancária, o que possibilitou trazer experiências e metodologias para gestão e otimização de processos, que geram sensíveis reduções nos custos operacionais.
3. Constante investimento em inovação, sempre buscando o deslocamento das principais atividades acadêmica e administrativas para a base da pirâmide educacional.

Para tornarmos mais claro como o ROI relativo ao SEI é interessante e muito superior aos nossos concorrentes, vamos apresentar alguns números, considerando uma instituição fictícia de 3000 alunos. Obviamente, que estes números podem ser proporcionalmente imaginados para instituições maiores e menores do que esta. Adicionalmente, estamos considerando dados estatísticos médios de atuais clientes do SEI.

Adicionalmente, vamos selecionar um conjunto de três processos para demonstrar os resultados efetivos do investimento no SEI. Estes três processos selecionados são: a) Avaliação Institucional; b) Gestão de requerimentos acadêmicos e financeiros; c) Gestão de despesas.

a. Avaliação Institucional – este é um exemplo de processo obrigatório para todas as IES e que via de regra gera um custo e esforço operacional considerável. Considerando nossa instituição exemplo, podemos estimar os seguintes aspectos e custos:

• Considerando que cada aluno esteja cursando cinco disciplinas, temos que a IES exemplo terá que disponibilizar (3000 x 5) 15.000 formulários para que os alunos avaliem cada disciplina x professor.
• Todos os questionários terão que ser digitados, considerando as seguintes variáveis: de qual disciplina é o questionário? de qual professor? de qual unidade? para qual curso?
• Relatórios com diferentes objetivos terão que ser manualmente preparados, a citar: Resultado da Avaliação para Instituição; Resultado da Avaliação por Unidade da Instituição; Resultado da Avaliação para cada Curso; Resultado da Avaliação de cada Professor.

Um de nossos clientes, por meio de sua Comissão de Avaliação Institucional, nos informou que na sua última avaliação sem o SEI, o custo estimado para execução da mesma foi de aproximadamente R$ 30.000,00 (trinta mil reais). Isto considerando uma equipe de 3 pessoas (executando atividades operacionais), dedicadas por 2,5 (dois e meio) meses, somado a custos com impressão de formulários, formatação e preparação de relatórios e envio dos mesmos aos devidos destinatários.

Trazendo para nossa IES Exemplo, que possui metade dos alunos deste exemplo em questão teríamos um custo com cada avaliação de R$ 15.000,00.

Com o SEI o tempo para preparação, execução e finalização de uma avaliação caiu de 2,5 meses, para 03 semanas. Adicionalmente, a quantidade de pessoas envolvidas na avaliação caiu de três para uma (envolvida no aspecto operacional). Toda a avaliação é respondida de forma on-line por alunos e professores. Todos os relatórios são gerados e enviados automaticamente para cada responsável, seja ele diretor, coordenador de curso, professor.

Na prática, o custo para realização de uma avaliação no SEI, não ultrapassa R$ 5.000,00. Uma economia de R$ 10.000,00  por avaliação.

b. Gestão de Requerimentos Acadêmicos e Financeiros – considerando dados estatísticos médios de nossos clientes, podemos estimar que uma instituição de 3000, precisa responder em média a 500 requerimentos relativos a aspectos financeiros e acadêmicos por mês. Com automatização deste processo, como: 

• Conduzir os alunos a realizarem o requerimento (cadastro) e pagamento do mesmo por meio de sua visão;
• Geração automática de 70% das declarações requeridas pelos alunos (no SEI é possível criar e parametrizar as declarações); 
• Resolução de itens administrativos requeridos por meio da própria visão do aluno, como por exemplo, renegociação de dívidas, dentro de padrões pré configurados;

    É possível  reduzir o quadro de colaboradores no setor acadêmico e financeiro. Para nossa instituição exemplo e considerando outros clientes, poderíamos reduzir dois colaboradores nestes setores. O que implicaria em uma redução anual de aproximadamente R$ 43.200,00, considerando salários de R$ 1.280,00 por colaborador, somados impostos e custos relacionados.

c. Gestão de Despesas – No SEI a gestão de custos é totalmente baseada em centro de despesa. Com isto, é possível mapear o que cada colaborador e cada departamento de cada unidade está gastando. Esta visão do consumo e das despesas é transversal a todas as unidades da instituição.

Desta maneira, é possível mapear disparidades de gastos e fortes variações, comparando colaboradores com a mesma função, de diferentes cursos e unidades. 

Adicionalmente, é possível pelo mapa de autorização de requisições (de compras e gastos) realizar a  autorização parcial, forçando pessoas e departamentos a economizarem. Ou seja, quando alguém requerer 10 unidades de um item, adota-se a política de somente autorizar 8 unidades.

Estas práticas associadas a um monitoramento efetivo das despesas (Quem gastou? Por que gastou? Comparativamente gastou bem?) tem a garantido aos nossos clientes uma economia nos custos operacionais de pelo menos 3,5%. Para uma instituição de 3.000 alunos cujo curso operacional mensal pode facilmente atingir aproximadamente R$ 500.000,00, temos um economia mensal de R$ 15.000,00. O que no ano alcançaria uma economia real R$ 180.000,00.  

Ainda podemos citar, além dos três contextos supracitados, as seguintes ferramentas do SEI que podem contribuir fortemente para um ROI extremamente positivo:

• SEI Comunicar – ferramenta de comunicação que permite que a instituição divulgue novos cursos, produtos, avisos para toda sua comunidade acadêmica, dentro de poucos segundos. Atingindo seu público alvo, por meio da visão do mesmo no SEI (seja a Visão do Aluno, do Professor ou do Colaborador), por meio do e-mail ou por SMS. Isto implica em uma comunicação mais efetiva, direta e segura e forte economia com cartazes, banners e outros elementos que atualmente são pouco efetivos. Há clientes do SEI que geram um transito de mais de 20.000 mensagens internas ao SEI por mês.
• Módulo de CRM – que permitir elevar sua capacidade de captação e efetividade do departamento de cobrança. Por meio de processos controlados e scripts que orientam sobre cada situação possível durante a abordagem.
• Plano Orçamentário – que permite ao gestor definir limites claros para diretores, gestores e colaboradores de cada unidade. Mantendo assim, todas as despesas dentro de limites previamente planejados.
• Renovação On-line – que reduz fortemente o esforço administrativo da instituição durante o processo de matrícula, haja vista, que praticamente todo o processo é conduzido pelo aluno de sua casa.

Obviamente que todos os itens supracitados dependem de um uso efetivo do SEI e da adoção de boas práticas administrativas. Mas refletem como uma instituição pode obter resultados financeiros excelentes, ou seja, um ROI extremamente favorável, com o prazo de retorno que dificilmente ultrapassa um ano.